Duyệt file in: nhìn đúng chỗ trước khi chốt

Bắt đầu bằng tên bản và phạm vi duyệt

Đặt một tên phiên bản dễ phân biệt, ngày cập nhật và người duyệt. Nếu một đơn có nhiều mẫu, dùng danh sách từng mẫu thay vì gửi nhiều tệp có tên gần giống. Nội dung trong trao đổi cần chỉ rõ file nào thay thế file nào.

Bản xem trên màn hình giúp kiểm tra bố cục và chữ, nhưng không tự giải quyết mọi vấn đề màu hoặc vật liệu. Phần nào cần mẫu hoặc cách duyệt riêng phải được hỏi từ đầu.

Đi một vòng kiểm tra theo thứ tự

• Nội dung: tên, số liên hệ, mã, giá, đơn vị, lỗi dấu và thông tin bắt buộc do người đặt cung cấp.
• Hình: đúng phiên bản, tỷ lệ và phần cần được giữ rõ.
• Bố cục: chỗ gấp, đường bế, mép và vùng nội dung quan trọng.
• Quy cách: kích thước thành phẩm, số mặt, vật liệu và hoàn thiện.
• Phiên bản: số lượng gắn với đúng mẫu và bản cập nhật cuối.

Hỏi đúng yêu cầu kỹ thuật của đơn

Vùng chừa xén, vùng an toàn, hệ màu, phông chữ và hình ảnh phải được kiểm theo quy trình nhận file thực tế. Đừng áp một con số kỹ thuật cho mọi loại in hoặc tự sửa các đường khuôn chưa hiểu.

Nếu chưa có chuyên môn file, hãy yêu cầu đầu mối nhận nêu những mục cần chỉnh và người thực hiện. Sửa nội dung, chỉnh file kỹ thuật và thay quy cách là các việc khác nhau, nên có cách xác nhận riêng.

Sau khi duyệt, thay đổi cần quay về đúng bước

Một lỗi phát hiện muộn nên được báo rõ: ở file nào, trang nào, nội dung cũ và nội dung mới. Hỏi tình trạng thực hiện trước khi gửi tiếp tệp. Việc đổi có thể ảnh hưởng phần đã chuẩn bị, chi phí và lịch; chỉ xem là cập nhật thành công khi đã có xác nhận.

Giữ lại bản duyệt cùng quy cách cuối để kiểm nhận. Không dùng một ảnh chụp màn hình rời rạc làm căn cứ duy nhất khi các phiên bản đã thay đổi nhiều lần.